Optimismo radical: el balance entre la utopía y el pragmatismo

Lo que se ha logrado en el campus durante este periodo evidencia el valioso rol que juega Ciudad del Saber en nuestro país y fuera de él. Esta comunidad innovadora ha multiplicado su alcance, visibilidad e impacto en el mundo de las ciencias, I+D+i, humanidades, cooperación internacional, emprendimiento, tecnología, formación y cultura, en busca de soluciones para los complejos problemas que presenta esta pandemia, pero también se prepara para anticipar los venideros. En una entrevista íntima y honesta, algunos de sus directivos nos compartieron los ingredientes de su receta para el éxito en el diseño y ejecución de un plan de manejo de crisis.

El desaceleramiento económico, el cambio en la vida doméstica, el confinamiento y el distanciamiento social han traído también cambios para organizaciones grandes y pequeñas. Pero, sobre todo, han sido un recordatorio de lo frágil que es la vida y cuánto debemos cuidarla. Mientras algunos piensan que las consecuencias serán temporales, otros sugieren que es el fin de la vida como la conocíamos. Con opiniones tan polarizadas acerca de este fenómeno global, líderes de todo el mundo han optado por diferentes maneras de manejar esta crisis: unos apostando por medidas radicales como recortes, despidos masivos y cese en las inversiones; mientras que otros, al otro lado de la balanza, se han hecho de la vista gorda al cambio. En este contexto, las organizaciones que se han diferenciado son aquellas que han buscado un balance entre la productividad y la humanidad, aquellas que tuvieron la visión de anticiparse, ser ágiles y empáticas tanto hacia dentro como hacia fuera.

Fundación Ciudad del Saber (FCdS) supo encontrar el equilibrio entre un manejo administrativo certero y la capacidad de crear valor para sus miembros, afiliados, clientes y usuarios siendo una plataforma habilitadora para la innovación e investigación en este periodo.

Esta coreografía organizativa es producto de una larga cadena de acciones que se remonta a las raíces de la institución y que prepararon las condiciones para este momento. FCdS fue concebida en la década de los noventa como un lugar para crear soluciones para enfrentar los retos que ya se veían venir a finales del siglo pasado: cambio climático, deterioro del ambiente, sociedades desiguales, deficiencia en la educación y salud, entre otros. “Los precursores de la Fundación no sabían que habría una pandemia, pero sí grandes retos, y le apostaron al conocimiento como el camino a buscar las respuestas que demandarían los desafíos del siglo XXI”, señaló el profesor Jorge Arosemena, Presidente Ejecutivo de la Fundación Ciudad del Saber.

Aunque no había manera de prever una situación de excepción como la que vivimos desde el inicio de la pandemia, FCdS estuvo en posición de responder rápidamente porque contaba con un Manual de Manejo de Crisis elaborado hace algunos años con la visión de enfrentar cualquier contratiempo inesperado. Este manual se convirtió en la hoja de ruta que permitiría actuar de inmediato, “nos permitió tener procesos claros, roles claros, responsabilidades claras. Cada uno sabía lo que tenía que hacer, cómo y cuándo”, señaló Irene Perurena, Vicepresidenta Ejecutiva de la Fundación Ciudad del Saber, quien ha estado al frente del Comité de Gestión de Crisis.

PREDICAR CON EL EJEMPLO

El Comité de Gestión de Crisis ha sido el encargado de implementar los protocolos indicados por las autoridades de salud para que la operación del campus continúe. Con más de 100 reuniones de trabajo desde marzo y un equipo que en el momento más álgido de la crisis estuvo compuesto por 16 personas, el comité combinó un mensaje de alerta con el equipamiento de las instalaciones para generar un ambiente de confianza que fuera ejemplo de buenas prácticas. Según Perurena, al inicio fue muy claro que las viejas normas relacionadas a la vida laboral y social estaban desarticuladas, y que las nuevas aún no estaban concebidas, “lo que sí teníamos claro es que nuestra prioridad es la estabilidad, seguridad y protección de las personas a costa de cualquier inversión, proyecto o planificación previa”.

Carlos Rodríguez, Gerente de Desarrollo Organizacional de la Fundación de Ciudad del Saber, y su equipo fueron el brazo ejecutor del plan de acción para garantizar la seguridad ocupacional y apoyar la sostenibilidad de los puestos de trabajo. Desde su perspectiva, el manejo de la crisis estuvo centrado en los dos principales activos de la Fundación: “nuestra gente y nuestro campus”. “Iniciamos con un mapeo de las necesidades de cada colaborador y su familia, implementamos una matriz de riesgo para determinar quiénes estaban en condiciones vulnerables y qué ayuda ofrecerles, e hicimos ‘job mapping’ para identificar nuevas necesidades producto de las normas de bioseguridad”. Toda crisis trae consigo dificultades, pero también oportunidades. Rodríguez identificó algunas: mayor agilidad en los procesos internos, incremento en la solidaridad entre compañeros y la disposición de aportar desde otros roles para salir adelante. “Fue interesante descubrir nuevas habilidades en las personas, tanto para la institución como para ellos mismos. A la fecha completamos 15 movimientos internos de personal que representan ahorros significativos en dinero y contribuyen a la continuidad laboral de nuestro equipo”.

Este manejo personalizado permitió que durante la primera cuarentena total un reducido grupo de colaboradores mantuviera el campus andando, les tocó asumir nuevas y retadoras tareas: se convirtieron en la cara de la Fundación. El equipo de seguridad, de la planta de agua fría, de mantenimiento y de operaciones se transformaron en el equipo de servicio al cliente, comunicaciones, información, filmación y edición. Pero, encontrar el balance en medio de una crisis sanitaria no solo requiere de un buen plan y un equipo comprometido, sino también de directivos con la convicción de llevarlo hasta el final. “Junto con otros líderes de la Fundación, el profesor y yo hicimos un acompañamiento integral al personal. Esa presencia fue muy significativa y ayudó mucho”, comentó Perurena. “Mi motivación diaria vino de ver al personal de campo de Ciudad del Saber ser la primera línea de defensa del campus. Fueron quienes en la estructura organizacional no tenían la mayor jerarquía los que se echaron al hombro la operación y protegieron este espacio”.

Por su parte, el profesor Arosemena ha estado concentrado en mantener el sentido y el espíritu de trabajo en equipo. Ha procurado llamar personalmente a la mayoría de los colaboradores teniendo en cuenta que detrás de cada persona que trabaja en Ciudad del Saber hay una familia. “Promover el cambio desde una perspectiva humanista, científica, financiera y empresarial no es solo decirlo, es vivirlo en el día a día, con sus claroscuros, con sus aciertos y desaciertos. Como organización hemos caminado en ese sentido y nuestro equipo ha dado un ejemplo extraordinario que me hace sentir orgulloso”.

En 1999 el Canal de Panamá y la Zona Canalera pasaban a manos panameñas y la Fundación Ciudad del Saber empezaba su camino en la antigua base militar. Perurena recordó esos años de inicio a la luz de las circunstancias actuales: “Recibimos 120 hectáreas y aquí desde Jorge Arosemena para abajo todos teníamos que hacer todo. Esa mística y ese compromiso es muy palpable ahora, hay una analogía en ‘volver a recibir el espacio’. Volver a ver la hierba un poquito más crecida, volver a ver animales en las residencias, volver al inicio y volver todos a cuidar el espacio desde lo más básico sin importar tu cargo o rol, con ese compromiso con la utopía. Es otro tipo de utopía que tenemos que hacer posible hoy día, pero sigue siendo una utopía como cuando entramos en el año 99”.

EL SABER AL SERVICIO DEL PAÍS

Muchos sectores disminuyeron o paralizaron su producción durante 2020, pero los avances científicos, la solidaridad y la investigación no pueden frenarse, dependemos de ellos para asegurar el bienestar de nuestra especie y de nuestro planeta. “Estas circunstancias han permitido que los verdaderos protagonistas de la innovación, que son las agencias e instituciones que conforman la Ciudad del Saber, validen la importancia de priorizar en ciencias e investigación, otorgarles recursos, espacio y tiempo”, comentó Perurena.

Cuando se declaró la pandemia ya la Fundación tenía años creando una infraestructura académico- científica que permitiera la generación de soluciones desde diversas áreas. En este marco, algunas de las instituciones que forman parte del campus, que han destacado en la lucha contra la COVID-19 son: El Instituto de Investigaciones Científicas y Servicios de Alta Tecnología (INDICASAT AIP), Secretaría Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SENACYT), El Centro Regional para Adiestramiento y Simulación en Salud (CREASS) y el startup Silice que puso a disposición del Gobierno Nacional los servicios de los asistentes virtuales ROSA, PACO y NICO, plataformas para la atención y seguimiento a los procesos de trazabilidad, entre muchas otras.

LA EFERVESCENCIA DEL CONOCIMIENTO

Trasladar la nutrida programación del campus al mundo virtual fue uno de los retos colaterales que enfrentó la institución este año. La Agenda Global de eventos de la Fundación migró rápidamente al espacio virtual, con espacios de formación y diálogo en diversas temáticas en alianza con los actores del campus. Mariana Núñez Haugland, Vicepresidenta de Comunicaciones de la Fundación Ciudad del Saber, comenta que enfocaron energías en mantener a la comunidad recurrentemente informada, transmitiéndoles el optimismo y la seguridad con los cuales la organización estaba haciendo frente a la crisis. “Sabíamos que nuestros canales digitales serían un vehículo vital a través del cual mantener la cercanía con nuestra comunidad y con nuestras audiencias. Nos volcamos al desarrollo de contenidos y campañas que contribuyeran a la contención del virus, por un lado, y a la divulgación del conocimiento, por el otro”.

El aceleramiento de la transformación digital a la que se vio forzado el país, fue un factor pivotal en el crecimiento del impacto de Ciudad del Saber este año. En palabras de Perurena: “Hemos multiplicado la cantidad de mujeres que capacitamos a través del Canal de Empresarias, podemos llegar al triple de emprendedores, y así todo está creciendo. Yo soy una convencida de que la innovación no se puede agendar por Zoom porque pasa cuando uno está en el campus dialogando y compartiendo presencialmente, pero sí creo que estas circunstancias le han dado visibilidad al trabajo que ya se estaba haciendo y quizás se conocía menos”.

El siglo XXI nos está retando a lanzarnos a navegar por aguas desconocidas, lo cual exige en los profesionales contemporáneos habilidades complejas orientadas a resolver problemas, tomar decisiones difíciles, pensar críticamente y adaptarse a un panorama global fluctuante. Hacer frente a estas nuevas necesidades requiere de un cambio de paradigma en el sistema educativo. Adelantándose a este giro, Ciudad del Saber está trabajando hacia generar un cambio de mentalidad en la sociedad para pensar en nuevas profesiones y empleos, guiando los procesos de formalización de las industrias creativas y dándole la misma prioridad, que históricamente se le ha dado a campos más tradicionales, a las humanidades, la música, el teatro, la animación, las artes visuales, la danza, la gastronomía y el cine.

EL MUNDO DE LAS PRIMERAS VECES

Una vez el Gobierno Nacional dio luz verde para retomar las actividades laborales, se activó un Comité de Reapertura que puso en marcha el plan de regreso progresivo del personal al campus. “Utilizamos la creatividad al servicio de la eficiencia organizacional creando manuales de regreso al campus por área, apoyando al personal que lo requiriese, siendo flexibles y teniendo ‘vista dron’ para estar seguros de que los procedimientos que implementamos fueran realistas, acorde con nuestros valores y sostenibles en el tiempo”, comentó Rodríguez, quien estuvo a cargo del comité.

Las personas que regresan a sus puestos de trabajo por primera vez en meses, se enfrentaron a otro cambio más en el contexto COVID-19, por eso fue importante acompañar este proceso con un mensaje potente de apoyo cercano y genuino. Para Irene Perurena el mayor desafío en este frente es aprender a vivir con las circunstancias actuales. “Sabemos que probablemente Panamá no escape de la realidad mundial donde toca soltar y recoger, pero en los momentos de soltar hay que participar y en los de recoger hacerlo. (…) Vienen también momentos muy lindos donde todo es por primera vez. ¡El mundo de las primeras veces es maravilloso porque todo está por descubrir y por hacer… todo es posible!”.

El profesor Arosemena agregó: “Si algo ha quedado claro para mí, en este recorrido de los últimos meses, es que tenemos un equipo que tiene mucho sentido de solidaridad. Y cuando surgió la idea de enviar un mensaje a todo el campus a través de una intervención del espacio público, se escogió ‘entre todos’ un mensaje valiosísimo que pintaron un grupo de 37 personas en el campus para recordarnos que no se trata de que uno se salve y el otro vea qué hace, se trata de que entre todos vamos a caminar, y ese entre todos no se agota en la Fundación, pero ciertamente comienza allí”.

UNA VISIÓN QUE TRASCIENDE LA CRISIS

Fundación Ciudad del Saber ha demostrado que sí es posible gestionar una organización desde el optimismo radical, integrando la visión estratégica a largo plazo con acciones concretas inmediatas, el resultado es visible en la pasión de los colaboradores y el compromiso de los aliados. Las encuestas de clima organizacional realizadas al personal entre abril y octubre, relevaron que –a pesar de los obstáculos de la pandemia– los colaboradores manifestaron sentir más emociones positivas que negativas, y reportaron extrañar a sus compañeros de trabajo, el aire libre y el campus como espacio para compartir.

“Ese ADN organizacional ha sido nuestro mayor salvavidas porque creemos en utopías, creemos en sueños, creemos en principios y lo creemos de manera individual, el que viene aquí sabe que hay algo más grande y eso es extraordinario en momento de crisis”, recalcó Perurena. Además de validar la estrategia interna planteada a inicios de la pandemia, los directivos de la Fundación han logrado también extrapolar la solidaridad hacia sus miembros, aliados, clientes y usuarios para generar un verdadero sentido de comunidad.

Un proyecto de cooperación interinstitucional a corto plazo que contribuirá de manera exponencial en la lucha contra la COVID-19 a nivel mundial es la creación, en Ciudad del Saber, de un gran centro de investigación especializado en vacunas en conjunto con SENACYT, el Ministerio de Salud y algunas empresas importantes del área de la farmacéutica. “Este centro se encargará de la producción de vacunas a gran escala para el mundo, es un proyecto que ya venía caminando, pero ahora cobra más vigencia que nunca”, comentó el profesor Arosemena.

La vida en comunidad sigue floreciendo presencialmente con las medidas de seguridad apropiadas, y a través de webinars, lives, tertulias y oportunidades académicas en línea. Estas iniciativas, que a la fecha ascienden a más de 240 eventos, han beneficiado a más de 24 mil personas, y han sido facilitadas desde Ciudad del Saber.

Irene Perurena dijo que no se cansará de repetir: “no puedo pensar en un mejor momento de la historia para innovar, para buscar soluciones a los problemas que nos afectan y sobre todo para la colaboración. Nosotros en Ciudad del Saber vamos a seguir apostando por el emprendimiento y la innovación con énfasis especial en el emprendimiento femenino y de los jóvenes”.

El Profesor Arosemena agregó, que también es momento de pensar con luces largas: “Las próximas generaciones tendrán retos mucho más complejos y si no los enfrentamos como un conjunto y no vemos al planeta con cariño todos, nos vamos a hundir. Yo creo que se puede, soy optimista, si no lo fuera no hubiera creído en hacer una Ciudad del Saber”.