Empleos

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Publicado el 14 de Septiembre de 2022

Oficial de Finanzas y Administración Panamá

Fecha límite: 23 de Septiembre de 2022


Descripción de la Posición
Línea de Reporte

El/la Oficial de Finanzas y Administración reporta a él/la directora/a de País de RET en Panamá (DP).

El/la Oficial de Finanzas y Administración supervisa a los/las Asistentes Contables, Administrativos y de Compras.

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina Nacional de RET, ubicada en Ciudad de Panamá, con posibles misiones a terreno.
Responsabilidades Especificas

Presupuesto y tesorería

·         Elaboración de presupuestos: en coordinación con los oficiales de proyectos y otros oficiales relevantes, garantizar la calidad, oportunidad y pertinencia en la elaboración de los presupuestos para los programas y proyectos de conformidad con los requerimientos de RET y los donantes;

·         Gestión presupuestaria: supervisar el seguimiento de los presupuestos de los programas utilizando informes relevantes para identificar discrepancias de ejecución inesperadas / esperadas y asegurarse de que se discutan y acuerden rápidamente con el/la DP;

·         Gestión de tesorería: Asegurarse de que haya suficientes fondos disponibles en la misión de país para ejecutar las actividades de los programas mediante la supervisión de los informes y transacciones pertinentes (conciliaciones de efectivo, solicitudes de fondos, etc.);

·         Coordinación externa: coordinar y administrar la relación general y las transacciones con las instituciones financieras locales - bancos;

Contabilidad y presentación de informes

·         Asegurar que los gastos incurridos en la ejecución de proyectos de RET se asignen al programa correspondiente correctamente y de conformidad con el Manual de Finanzas de RET. Además, asegurarse de que se cumplan los requisitos específicos de los donantes durante la ejecución del presupuesto;

·         Asegurarse de que exista una justificación por escrito en caso de incompatibilidad entre el Manual de RET y cualquier otra ley o reglamento. Esto debe estar respaldado con documentación externa: copia de las regulaciones, informes de terceros reconocidos, etc.;

·         Realizar la contabilidad de las transacciones de todos los programas utilizando las herramientas de RET;

·         Preparar en forma adecuada, pertinente y puntual de informes financieros requeridos sobre los proyectos bajo su responsabilidad, lista de gastos, conciliaciones de cuentas bancarias, conciliaciones de caja chica, etc. de acuerdo con los requisitos de RET y las herramientas aplicables;

·         Presentar informes financieros mensuales y enviar informes SAGA relevantes y documentos de respaldo escaneados;

·         Manejar la relación general con revisores / auditores locales y otras autoridades relevantes;

·         Garantizar el archivo / documentación sistemática de la oficina;

Administración, Compras y Logística

·         Planificar y llevar a cabo los procesos de gestión administrativa, de compras, logística, servicios de tecnología informática, y limpieza y mantenimiento de las oficinas de RET, de acuerdo a las políticas y procedimientos internos.

·         Diseñar y ejecutar los planes de compra de los proyectos, identificando y reportando rápidamente a la/el CD y los Oficiales de Proyectos sobre cualquier discrepancia, proponiendo alternativas de solución.

·         Supervisar y guiar a los asistentes administrativos y de compras oportuna y adecuada gestión de las políticas y procedimientos administrativos y de compras de RET.

·         Centralizar, organizar, archivar y mantener en un lugar seguro en físico y digital toda la información y documentos de soporte administrativos y legales.

·         Planificar y realizar proyecciones de los requerimientos administrativos de las oficinas de RET nacional y locales.

·         Asegurar el pago oportuno de todas las obligaciones contractuales de RET en el Estado, incluyendo pago a proveedores, alquileres, servicios públicos, etc.

·         Coordinar el apoyo legal necesario para asegurar el cumplimiento de todas las responsabilidades contractuales con proveedores, consultores, registros, etc.

·         Garantizar el oportuno y suficiente suministro de materiales y equipos de las oficinas de RET en apego a lo aprobado en los presupuestos y planes de compras y con base a los procedimientos internos y requerimientos de los donantes. 

·         Realizar la cotización y adquisición de materiales y suministros según los planes de compra. Coordinar el transporte y distribución de materiales y suministros.

·         Administrar y resguardar los sistemas de control información (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.).

·         Administrar la caja chica.

·         Mantener el registro de los activos y control de existencias de la oficina local de RET.

·         Velar que todas las oficinas a nivel nacional cumplan con todos los requerimientos y estándares mínimos de RET en cuanto a seguridad, adecuación y funcionabilidad.

Coordinación y gestión general de socios locales

·         Supervisar el desempeño financiero y administrativo de los socios locales, asegurando el uso efectivo y transparente de los fondos;

·         Supervisar y apoyar al equipo del socio en la preparación de presupuestos, solicitudes de fondos y seguimiento de las liquidaciones de fondos transferidos;

Administración de Recursos Humanos

Elaborar contratos de trabajo, finalización de contratos; prestaciones laborales; entre otros temas relevantes según el Manual de RRHH de RET, para todos los empleados;
Garantizar el registro adecuado de la asistencia de los empleados en los formatos establecidos según el Manual de RRHH de RET / mantener el registro de permisos o licencias y los saldos de vacaciones de todos los empleados;
Preparar la nómina de los empleados y asegurar su pago a tiempo;
Contribuir al establecimiento y mantenimiento de un entorno de trabajo armonioso; buscar fortalecer la formación de equipos fomentando la participación e interacción activas en todos los niveles;
Llevar a cabo el proceso de contratación de los empleados de RET cuando sea necesario; discutir y acordar con el DP los diferentes tipos de modalidades de contratación, políticas de RR.HH. y beneficios. Asegurarse de que haya transparencia en toda la contratación e informar cualquier incumplimiento de la jerarquía pertinente;
Coordinar con el/la DP la aplicación de la Políticas de Recursos Humanos de RET de acuerdo con las leyes locales y las prácticas generales en el país;
Otras

·           Estar en permanente contacto y coordinación con el/la Oficial Regional de Finanzas & Administración de la Oficina de Latinoamérica.

·           Asesorar al CD de RET sobre cualquier regulación local que pueda tener un impacto en los programas y/o políticas de RET.

·           Por expresa delegación de el/la Director País, participar en reuniones de coordinación con las autoridades y/o los asociados; y en actividades de coordinación y articulación interinstitucional con agencias y organismos de cooperación nacional e internacional.

·           Realizar reuniones periódicas de planificación con lxs Oficiales de Proyectos y el personal local, para asegurar que los presupuestos y las estrategias y herramientas financieras, administrativas y logísticas a implementar son integralmente comprendidas y aplicadas por los equipos locales;

·           Capacitar y guiar al equipo de proyectos nacional y local en el adecuada compresión y aplicación de las políticas y procedimientos internos de RET en finanzas, administración, compras y logística.

·           De ser el caso, supervisar el personal de RET a su cargo en coordinación con el/la DP y con estricto apego a lo establecido en la Política y Manual de Recursos Humanos de RET y lo establecido en las leyes del país.

·           Realizar misiones relevantes sobre el terreno, garantizando la eficaz gestión financiera, administrativa y logística de conformidad con el presupuesto y el plan de trabajo y, en concordancia con lo que se describe en los informes financieros.

·           Supervisar la logística general, compras, adquisición de equipos, servicios de IT y mantenimiento;

·           Asistir a cualquier reunión relacionada con sus áreas de responsabilidad o delegar la asistencia cuando sea apropiado;

·           Tomar las medidas necesarias para garantizar que todos los datos financieros de RET tengan una copia de seguridad adecuada, periódica y segura;

·           Planificar y acompañar misiones vinculantes de la Sede.

·           Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la DP.

 

Adicionalmente, como todo el personal de RET

Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSAE y otros Manuales y Políticas Internas.
Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo;
·         Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;

Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo.
 

 


REQUERIMIENTOS

Calificaciones y requisitos

·           Título universitario en contabilidad.  Una maestría en contabilidad, finanzas, administración, logística o un campo relacionado se considera una ventaja.

·           Un mínimo de 5 años de experiencia progresiva en contabilidad.

·           Un mínimo de 3 años de experiencia en administración y gestión financiera. Experiencia previa en agencias de la ONU u ONGs se considera una ventaja.

·           Un mínimo de 5 años de experiencia en liderazgo financiero e implementación de aplicaciones ERP / finanzas.

·           Se requiere fluidez oral y escrita en inglés y español.

·           Se requiere disponibilidad inmediata.

·           Sólido conocimiento de análisis de datos, previsión y modelado financiero, informes financieros, elaboración de presupuestos, auditoría, impuestos, planificación estratégica, controles internos y gestión de riesgos.

·           Planificación y elaboración de presupuestos a largo plazo con una base de donantes diversificada.

·           Líder que asegura un ambiente de trabajo productivo y con confianza entrena y motiva a los equipos locales para alcanzar las metas organizacionales.

·           Capacidad para priorizar eficazmente múltiples responsabilidades.

·           Orientado a resultados, con un historial de cumplimiento de objetivos en un entorno complejo.

·           Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.

·           Disponibilidad para viajar internacionalmente, según sea necesario.

·           Dominio de Office 365 (Word, PowerPoint, Project, Outlook). Excel, nivel Avanzado.

Aplicaciones

Las aplicaciones deben ser enviadas al correo info.panama@retamericas.org antes del 23 de septiembre de 2022, indicando en el asunto del correo electrónico: “Aplicación a la posición de Oficial de Administración y Finanzas - Panamá”, adjuntando los siguientes documentos:

·           Carta firmada, dirigida a RET, indicando la motivación para aplicar y la expectativa económica salarial.

·           Hoja de vida actualizada con al menos tres referencias laborales verificables.

 

RET es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades

 

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