Empleos

En este listado encontrará ofertas de empleo de las diferentes organizaciones que forman parte de la Ciudad del Saber. La FCDS no asume ninguna responsabilidad sobre las oportunidades ofrecidas por estas organizaciones.

Publicado el 11 de Agosto de 2021

Asistente y encargada/o de Gestión de la Información (AIMO)

Fecha límite: 15 de Diciembre de 2021


El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) es una organización humanitaria neutral, imparcial e independiente cuya misión es proteger la vida y la dignidad de las víctimas de los conflictos armados y otras situaciones de violencia, y prestarles asistencia. También se esfuerza por prevenir el sufrimiento promoviendo y fortaleciendo el derecho humanitario y los principios humanitarios universales.

Fundado en 1863, el CICR opera en todo el mundo y emplea a más de 18'000 personas en más de 80 países. Su sede está en Ginebra, Suiza.

La/el Asistente y encargada/o de Gestión de la Información (AIMO) proporciona un apoyo administrativo de alto nivel a la jefatura (Jefa de la Delegación y 2 Jefes adjuntos de la Delegación). Con una visión amplia de las actividades de la delegación y una visión general de los asuntos prioritarios, desempeña un papel clave para facilitar el trabajo de la jefatura y garantizar el funcionamiento eficaz de la delegación. Es responsable de la gestión de la información (IM), garantizando un flujo de trabajo eficaz y coherente. Actúa como persona de referencia para los protocolos escritos, la correspondencia, los archivos y los sistemas de gestión de la información, así como para la formación de los miembros de la delegación sobre las diferentes herramientas IM.

Principales responsabilidades

·       Apoyo general a la jefatura

·       Actúa como facilitador dentro de la jefatura y facilita el proceso de toma de decisiones, garantizando un flujo de trabajo coordinado y coherente.

·       Maneja las agendas y la programación de la jefatura teniendo en cuenta de forma proactiva las prioridades estratégicas de la delegación.

·       Coordina las reuniones externas, los eventos y la planificación de los visitantes y prepara el material informativo y los expedientes específicos, incluido el aspecto logístico.

·       Mantiene una red profesional activa, contactos de alto nivel en el cuerpo diplomático y mantiene actualizadas las bases de datos de contactos.

·       Organiza y participa en reuniones internas y toma las actas cuando se le solicita, hace un seguimiento de los plazos y de la aplicación de las decisiones, y señala los problemas.

·       Prepara y hace el seguimiento de las solicitudes de viaje para las misiones de la jefatura.

·       Redacta de forma independiente la correspondencia diplomática; corrige, edita, recopila y finaliza informes y otros documentos en español, francés e inglés.

·       Traduce documentos e informes (español, francés e inglés).

·       Redacta procedimientos o directivas para la firma de la jefatura.

·       Anticipa y asigna prioridad a las solicitudes y documentos enviados la jefatura.

·       Busca información y prepara expedientes sobre temas específicos.

Gestión de la información (IM)

·       Maneja y coordina un flujo de información coherente y eficaz dentro de la oficina, garantizando que todos los miembros del personal apliquen las políticas, procedimientos y directrices.

·       Distribuye los mensajes electrónicos y la correspondencia entrantes y se asegura del seguimiento adecuado.

·       Establece y revisa los procedimientos de gestión de la información y las normas del flujo de la información, incluida la seguridad y la protección de los datos confidenciales.

·       Organiza, gestiona, actualiza y supervisa la información en las herramientas del CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Intranet, aplicaciones web).

·       Desarrolla, gestiona, actualiza y mantiene el sistema de gestión de archivos.

·       Se asegura que las presentaciones externas, el papel con membrete y las tarjetas de visita cumplan con la política de identidad visual.

·       Capacita a los miembros del personal sobre la gestión de la información, la correspondencia y el protocolo, el manejo de los archivos, la seguridad de los documentos y las herramientas informáticas.

·       Como Access Manager, verifica y actualiza los derechos de acceso a las herramientas y bases de datos, garantizando el cumplimiento de las políticas.

·       Como Super User, proporciona apoyo y asesoramiento sobre cuestiones técnicas relacionadas con las herramientas IM y resuelve problemas informáticos de primer nivel. Da soporte a los sistemas, softwares y hardware de la organización.

·       Coordina y trabaja estrechamente con la Asesora Regional de Gestión de la Información para establecer objetivos y prioridades para la delegación.

·       Contribuye activamente a la ejecución, manejo y seguimiento de los diferentes proyectos institucionales y de las herramientas IM.

·       Mantiene sus conocimientos y habilidades al día sobre las herramientas, la tecnología.

·       Se adapta rápidamente a los cambios.

 

 


REQUERIMIENTOS

·       Título universitario o certificación como asistente ejecutiva/o o experiencia equivalente.

·       Experiencia mínima de 3 años en un puesto similar, preferiblemente en una organización internacional.

·       Dominio del español, francés e inglés (excelente nivel escrito y hablado).

·       Conocimientos avanzados de informática, incluyendo Microsoft Office, SharePoint, IBM Lotus Notes, Skype/Teams.

·       Conocimientos de gestión de la información y gestión de archivos.

·       Excelente capacidad de comunicación, organización y atención al detalle.

·       Persona enérgica y perseverante con capacidad de trabajar de manera autónoma e independiente, bajo presión y proactivamente para establecer prioridades con plazos ajustados.

·       Habilidad de análisis y de elaboración de documentos o instrucciones sintéticas.

·       Sentido de la iniciativa, curiosidad y creatividad.

·       Orientación al servicio con experiencia en la resolución de problemas y la toma de decisiones.

·       Aptitudes pedagógicas e interés para la capacitación del personal;

·       Habilidad para representar al CICR ante contactos de alto nivel y contrapartes del cuerpo diplomático.

·       Capacidad de manejar información sensible con la confidencialidad requerida;

·       Facilidad para trabajar y adaptarse en un equipo y un entorno multicultural, con muchos cambios.

·       Buenas relaciones interpersonales con facilidad de trabajar en equipo y de manera colaborativa.

Se invita a las personas interesadas y cualificadas con la experiencia requerida a presentar su solicitud con una carta de presentación, una hoja de vida, aspiración salarial al departamento de Recursos Humanos en la siguiente dirección de correo electrónico: pan_hr_services@icrc.org

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