Empleos

En este listado encontrará ofertas de empleo de las diferentes organizaciones que forman parte de la Ciudad del Saber. La FCDS no asume ninguna responsabilidad sobre las oportunidades ofrecidas por estas organizaciones.

Publicado el 12 de Noviembre de 2020

Asistente de Operaciones

Fecha límite: 22 de Noviembre de 2020


Oportunidad Laboral en HIAS

Asistente de Operaciones

 

Departamento:             Administración y Finanzas

Ubicación:                       Panamá

Reporta a                     Oficial Administrativa

¿Cómo aplicar?           Las personas interesadas deben compartir su Hoja de Vida al correo recursoshumanos.hias@outlook.com utilizando como título del correo “Asistente de Operaciones”.

Fecha límite               22 de noviembre (hasta las 6:00 p.m.)

 

Resumen de la posición:

 

HIAS Panamá está en busca de un Asistente de Operaciones, quien será la persona responsable de coordinar y realizar los procesos de compras de la Organización, inventario de oficina y tareas de asistencia administrativas.

Responsable del apoyo en la gestión logística del componente y el soporte administrativo requerido para la ejecución efectiva del desarrollo de las operaciones de la organización.

 

Funciones principales
 

·       Recibir, atender y derivar a las personas que visitan la oficina

·       Registro de datos de las personas que visitan la oficina 

·       Proveer información sobre el funcionamiento de la oficina y servicios

·       Atención telefónica: manejo de la central telefónica, recepción, realización y derivación de llamadas.

·       Informar al personal sobre los visitantes que solicitan sus servicios/atención  

·       Soporte logístico en el funcionamiento de la oficina: sala de espera, preparación de actividades/reuniones, oficinas 

·      Encargado de los procesos de cotización y compra de bienes y servicios requeridos por las oficinas y los programas de atención.

·      Atención a proveedores de bienes y servicios, garantizando el pago oportuno de los compromisos de la organización.

·      Coordina con el personal lo relacionado con las necesidades administrativas y de logística para la realización de actividades, como talleres, seminarios y/o actividades programadas.

·      Velar junto a la oficial de administración por el mantenimiento de las me didas básicas de seguridad de la oficina y de los bienes activos.

·      Recibir, registrar, enviar, las correspondencias o comunicaciones de la organización.

·      Con base a instrucciones del supervisor, realizar arreglos de logística y gestiones administrativas para seminarios, actividades, reuniones requeridas por la oficina.

·       Realizar las tareas asignadas a su cargo en función de las prioridades y necesidades del desarrollo de los programas de HIAS Panamá

·       Planificar, registrar, sistematizar e informar sus labores según los lineamientos y políticas de HIAS.

·       Participar en reuniones de equipo local, sesiones de supervisión y capacitación que se solicite.

·       Entrega en tiempo y forma sus programaciones, informes y cualquier otro tipo de información que solicite la Administración, Dirección.

·       Otras tareas relacionadas con su posición y para el cumplimiento de sus responsabilidades que sean solicitadas.

 

·       CONDUCTOR Y MESAJERÍA

·       Conducir el vehículo de HIAS Panamá para la realización de misiones, trabajo comunitario, reuniones, gestiones administrativas, logísticas y de cualquier otro tipo requerido para el funcionamiento del Programa en Panamá. Incluye traslados y estadías en provincias donde HIAS realice su trabajo.

·       Regirse a lo estipulado en la Ley de Tránsito Vigente en Panamá.

·       Cumplir cabalmente la política de seguridad, de ética y código de conducta de HIAS.

·       Verificar y garantizar el mantenimiento rutinario del vehículo, previendo su adecuado funcionamiento.

·       Llevar el registro de uso (kilometraje, uso de combustible, otro) y mantenimiento del vehículo bajo su responsabilidad, de acuerdo a los parámetros establecidos.

 

Educación Formal

Título universitario o cursando en carreras como Administración de Empresas, o carreras afines.

Experiencia laboral

Mínimo 2 años de experiencia en posiciones de asistente administrativo(a), o de logística.

Conocimientos adicionales:

·       Manejo de Office- Word, Power Point, Excel (intermedio - avanzado)

·       Nivel de inglés intermedio (oral y escrito) no indispensable

·       Licencia de conducir D (comercial) indispensable

Competencias:

·       Organización y manejo del tiempo:

·       Estar en la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo en un ambiente dinámico y activo.

·       Ser organizado y detallista.

·       Habilidades de comunicación:

·       Comunicarse de manera clara para comprender las instrucciones de sus supervisores.

·       Permanecer en calma y tener una actitud positiva y cortés en todo momento.

·       Estar en la capacidad de enfocarse en las necesidades de su supervisor, brindando un alto nivel de servicio.

·       Capacidad de trabajar de manera independiente y como parte de un equipo.

·       Altamente responsable y confiable.

·       Comprometido a prestar un excelente servicio que supere las expectativas de la empresa o cliente.

Sobre nosotros:

HIAS es una organización mundial sin fines de lucro que trabaja en 15 países de los cinco continentes para asegurar que los refugiados y las personas desplazadas estén protegidos. Guiados por nuestros valores e historia, ayudamos a los refugiados a reconstruir sus vidas en seguridad y defensa y abogamos por que todos los desplazados sean tratados con dignidad.

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