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Publicado el 12 de Mayo de 2020

Consultoría para el desarrollo de una propuesta de procedimientos financieros y administrativos para Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil

Fecha límite: 22 de Mayo de 2020


 

TÉRMINOS DE REFERENCIA

 

Consultoría para el desarrollo de una propuesta de procedimientos financieros y administrativos para Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil

 

 

  1. INTRODUCCIÓN

 

La Oficina Regional de Plan International para Las Américas publica los Términos de Referencia “Consultoría para el desarrollo de una propuesta de procedimientos financieros y administrativos para Organizaciones/redes/plataformas Jóvenes de Sociedad Civil”, enmarcado en el Proyecto CSS Component of Boosting Impact Program (BIP), con el apoyo Plan International Suecia y el financiamiento de La Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional (ASDI).

 

  1. INFORMACIÓN SOBRE PLAN INTERNATIONAL

 

Plan International es una organización sin fines de lucro enfocada en el desarrollo de los niños, niñas y adolescentes a través de la comunidad. Trabajamos en más de 50 países en desarrollo en África, Asia y América Latina, y 12 países de América Latina y el Caribe, buscando mejoras duraderas en la calidad de vida de los más vulnerables y excluidos, siempre trabajando con las familias y las comunidades. Plan International se rige por una política de protección a la niñez, demostrando nuestro compromiso con los niños, niñas y adolescentes.

 

Apoyamos los derechos de la niñez desde que nacen hasta que alcanzan la edad adulta, y habilitamos a los niños y las niñas a que se preparen – y puedan responder a las crisis y a la adversidad. Somos motores de cambios en la práctica y en las políticas a nivel local, nacional y global. Hemos editado construyendo alianzas potentes para la niñez por más de 75 años. Para conocer mejor la estrategia global de Plan International: 100 millones de razones https://plan-international.org/organisation/strategy

 

3.     OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

 

Objetivo general

 

Realizar una propuesta de procedimientos financieros y administrativos, que incluya herramientas para la implementación ágil y efectiva de proyectos ejecutados por Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil, teniendo en cuenta las políticas globales de Plan International Inc., las regulaciones locales, sistemas de control interno y gestión del riesgo, con el fin de contribuir a la gestión de procesos sostenibles y de asocio en el largo plazo.

 

Objetivos específicos

 

·       Contar con una herramienta estandarizada para la evaluación de potenciales Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil, para el trabajo en asocio con Plan International Inc.

·       Contar con una propuesta de procedimientos financieros y administrativos ágil, efectiva y práctica, que se ajuste a la capacidad operativa de Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil, para la implementación de proyectos, que cumpla con las políticas corporativas globales, sistema de control interno y con su respectivo análisis de riesgo.

·       Contar con herramientas de fácil uso, que permita fortalecer la capacidad operativa de las Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil.

·       Estandarizar los procesos financieros y administrativos aplicables a Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil.

·       Contar con guías de procesos de auditoria.

 

4.     ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

 

Plan International Suecia, con recursos ASDI, a través del Proyecto: CSS Component of Boosting Impact Program (BIP), en colaboración con ROAH y las Oficinas de Plan International en la región de las Américas, decidieron priorizar iniciativas para el fortalecimiento de Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil, a través del otorgamiento de recursos económicos y acciones de acompañamiento, que contribuyen al fortalecimiento de competencias y habilidades. Esto como elemento estratégico del componente LEAD de nuestra nueva estrategia global, y en función de una mayor eficiencia en los esfuerzos de colaboración y asocio con la sociedad civil. Esta decisión responde también a la necesidad de discutir los mecanismos para apoyar el trabajo en asocio con organizaciones jóvenes de gran relevancia para el trabajo nacional, regional y global como parte del componente de asocio con la sociedad civil en Latinoamérica y el Caribe.

 

En un proceso que inició en abril del 2016 y a partir de una reunión entre organizaciones de jóvenes de la región, fue posible identificar retos y espacios de trabajo en común. La propuesta piloto se ha discutido con el equipo en Suecia y con el donante para garantizar tanto el apoyo como para compartir riesgos. El proyecto fue aprobado por ambas instancias en diciembre 2016. Así a principios de enero hasta marzo del 2017, se invitó directamente a Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil, a que presentaran iniciativas de proyectos relevantes para sus planes de fortalecimiento.

 

En marzo del 2017, en el marco de la reunión global relativa al pilar estratégico de LEAD, se presentó esta iniciativa como una experiencia, que puede marcar tendencia de los componentes de este pilar y fue validada por el equipo estratégico. En junio 2017, se tuvieron reuniones con el personal administrativo y financieros para reflexionar sobre las adecuaciones posibles a los procedimientos administrativos por cada país.

 

Entre finales de 2017 e inicios de 2018, ya se contaba con la aprobación oficial de 7 iniciativas en 6 países (Guatemala, Honduras, Nicaragua, El Salvador, México y Colombia), con fondos adjudicados, planes de ejecución y cronograma de acciones claras a ser completadas a más tardar el 30 de junio de 2018. Para el FY19 se adjudicaron nuevos fondos para la continuidad de las acciones de fortalecimiento y se incluye a Bolivia en el pilotaje, conocido en la región como Iniciativas Juveniles para el Fortalecimiento de las Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil.

 

Para 2020, ya se cuenta con mayor financiamiento por parte de ASDI para llevar a cabo un Programa de Juventudes en América Latina, hasta junio de 2024, lo que implica seguir trabajando en una puesta en común institucional.

 

Las “Iniciativas Juveniles" han contribuido a la discusión interna, entre ROAH, Plan International Suecia y en el marco de la Área de Distinción de Lead, por lo que es importante compartir las reflexiones y aprendizajes de estos pilotajes con otras instancias de Plan International como NOs interesadas, responsables en el Global Hub, Global Assurance y otros participantes relevantes.

 

En ese sentido, la construcción de la Teoría de cambio para el Programa de Juventudes, tanto en el nivel Regional como en el Nacional, nos permite identificar condiciones y mecanismos que pueden contribuir a cambios transformadores de género, permitiéndonos disponer de instrumentos de planificación, monitoreo y evaluación desde una lógica flexible que nos permite explicar cómo y porqué las actividades de un proyecto van a dar lugar a cambios deseados.

 

5.     RESULTADOS Y PRODUCTOS ESPERADOS

 

·       Herramienta de Evaluación y Selección de Asocio de Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil

·       Guía estandarizada de procedimientos financieros administrativos incluyendo matriz de delegación, segregación de funciones y responsabilidades.

·       Evaluación de guía procedimientos versus Políticas Corporativas vigentes

·       Identificar brechas de guía de procedimientos vs políticas corporativas vigentes

·       Evaluación de gestión de riesgo (incluida en la matriz de evaluación de asocios)

·       Evaluación de sistema de control interno (incluida en la matriz de evaluación de asocios)

·       Análisis Legales, fiscales Contexto Político (incluida en la matriz de evaluación de asocios)

·       Recomendaciones para la elaboración de un proceso de verificación de gastos o auditoría, según los requerimientos del donante y de Plan para organizaciones de Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil.

 

 

6.     METODOLOGÍA DE LA CONSULTORÍA

Recabar guías para el manejo administrativas y financiero de Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil, elaboradas en los países en donde se han ejecutados las Iniciativas Juveniles. Considerar que el contexto de trabajo comunitario tiene desafíos e incorporar el aprendizaje obtenido al trabajar con organizaciones de jóvenes dentro de las limitaciones de los sistemas y procedimientos existentes de Plan (qué tan bien funcionan y qué no funcionan, cuáles son las brechas, etc.). La metodología de la consultoría tiene componentes de indagación que permitan además recabar procedimientos que hayan sido elaborados localmente, revisión documental, y entrevistas a actores claves.  Construcción colectiva que incluye análisis de situaciones críticas y experiencias de las organizaciones de jóvenes y oficinas de país a lo largo de los dos años de implementación de las Iniciativas Juveniles, desarrollo de documentos y herramientas.

 

Los productos finales serán discutidos y acordados con el grupo de referencia para este fin.

 

Para cada uno de los resultados esperados debe tenerse en cuenta el aprendizaje institucional, la validación colectiva, los principios de igualdad de género y el interés superior del niño y la niña.

 

Se deberán considerar como informantes claves, personal identificado de las siguientes instancias:

·       Socios de los Pilotajes de las Iniciativas Juveniles para el Fortalecimiento de las Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil.

·       Personal de Plan en las oficinas de país que participan en los pilotajes.

·       Personal de Plan Suecia

·       Personal de la Oficina Regional

·       Personal de la Sede de Plan International GH

 

7.     FASES Y ACTIVIDADES

 

Fase de planificación

Fase de Preparación

Actividades

Fase de Producción

Actividades

Fase Final

·       Elaboración de planificación, elaboración de instrumentos para el recabado de la información, y cronograma de actividades

·       Reuniones virtuales con actores clave para recolección de información.

 

·       Recolección de procedimientos y herramientas elaboradas en los países

 

·       Análisis de los procedimientos y herramientas diseñadas

 

·       Revisión de políticas corporativas vigentes

 

·       Identificar los elementos que deben contener en las guías de procedimientos financieros y administrativos, incorporando todos los elementos requeridos

·       Diseño de Herramienta estandarizada de Evaluación y Selección Asocios de Organizaciones/Redes/Plataformas Jóvenes de Sociedad Civil.

·       Diseño de Guía estandarizada de procedimientos financieros administrativos incluyendo matriz de delegación y segregación de funciones

·       Evaluación de guía procedimientos versus Políticas Corporativas

·       Identificar brechas de guía de procedimientos vs políticas corporativas

·       Evaluación de gestión de riesgo

·       Evaluación de sistema de control interno

·       Análisis Legales, fiscales Contexto Político

·       Evaluar sistema web base que facilite una herramienta de gestión financiera administrativa.

·       Revisión y validación de productos/herramientas

·       Aprobación

 

8.     RESPONSABILIDADES DE PLAN

 

-        Proporcionar la información requerida.

-        Facilitar entrevistas y reuniones virtuales y presenciales para la recolección de información y validación de resultados.

-        Revisión y validación oportuna de documentos e información producida

 

9.     DOCUMENTACIÓN DISPONIBLE

 

A la firma de contrato, Plan pondrá a disposición de la persona a cargo de realizar la consultoría los documentos siguientes:

-        Documentos existentes sobre estrategias, políticas, lineamientos, formatos organizacionales.

-        Documentos institucionales de discusión u hojas de acción para ser usados como referencia.

.

10.  SUPERVISIÓN E INTERLOCUCIÓN TÉCNICA

 

La contratación será de carácter local con Plan en su Hub Regional para las Américas, basada en Panamá o con sus oficinas de país ubicadas en la región.

 

La persona responsable de la supervisión general del contrato, interlocución técnica y mediación con el personal de Plan involucrado, por parte de Plan Regional será Joel Fonseca, Regional Finance Manager.

 

11.  PERFIL DE LA PERSONA O EQUIPO A CARGO DE REALIZAR LA CONSULTORIA

 

Se podrán presentar personas naturales o jurídicas.  Para el caso de personas jurídicas se considerará, además del equipo y la experiencia institucional, el perfil y la experiencia del consultor principal. Que cumplan con los siguientes requisitos:

 

·       Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación, y que estén legalmente establecidas en el país.

·       Las personas jurídicas deberán haberse constituido legalmente por lo menos seis (6) meses antes de la fecha de presentación de las ofertas y acreditar que la duración de la sociedad no sea inferior a cinco (5) años.

·       Que demuestre contar con la capacidad administrativa, financiera, logística y técnica indispensable para la efectiva prestación de los servicios que se pretenden contratar, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidas en los presentes Términos de Referencia, la cual acreditará mediante los documentos y requisitos que se señalen en el presente documento,

 

Adicionalmente, se requiere una persona/equipo con conocimiento y experiencia demostrable en:

 

·       Experiencia técnica demostrada en trabajos similares en organizaciones que realizan proyectos y prestan servicios, mínima de 5 años. 

·       Experiencia en trabajos similares con organizaciones de Jóvenes

·       Desarrollo de diseño de procesos organizacionales e implementación exitosa de los mismos.

·       Herramientas ya diseñadas de procedimientos financieros administrativos.

·       Trabajo previo o consultoría con Plan International u otras organizaciones basadas en los derechos de niños y niñas en la región de las Américas y el Caribe (Preferible).

·       Una buena comunicación hablada y escrita, habilidades analíticas en español y en inglés.

·       Habilidades demostradas para diseños participativos ágiles que faciliten decisiones y consensos rápidos.

·       Disponibilidad para llevar a cabo este proceso en los próximos 3 meses.

 

12.  DURACION DE LA CONSULTORIA Y CRONOGRAMA

 

La consultoría tendrá una duración tres meses a partir de la fecha de firma de la orden de servicios.

 

Cronograma propuesto

 

Fases

Mes 1

Mes 2

Mes 3

Fase 1

 

 

 

Fase 2

 

 

 

Fase 3

 

 

 

Fase 4

 

 

 

 

 

 

 

13.  POLITICA DE PROTECCIÓN DE NIÑOS Y NIÑAS

 

El consultor/equipo acogerá antes de iniciar sus labores, la Política de protección infantil de Plan, la cual busca garantizar la protección de todos los niños y niñas participantes de las acciones de Plan en las comunidades.

 

14.  DECLARACIÓN DE ÉTICA:

 

Plan International se compromete a garantizar que se respeten y protejan los derechos de quienes participan en la recopilación o el análisis de datos, de conformidad con el Marco ético de MERL y nuestra Política global para la protección de niños y jóvenes.

 

15.  PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

 

Documentos de la Propuesta

 

·       Propuesta técnica (Máximo 10 páginas)

·       Propuesta económica

·       Hoja de vida de la(s) persona(s) responsable(s) de la consultoría. En caso de ser una institución también el currículo institucional.

 

Propuesta Técnica

 

La propuesta técnica se debe ajustar a los objetivos y alcance establecidos en los presentes Términos de Referencia.  Se deberá incluir un cronograma con las fechas de entrega de los diferentes productos.

 

Propuesta Económica

 

·       El presupuesto debe incluir los honorarios y costos administrativos (materiales, comunicaciones, etc.).   Este presupuesto debe indicar el costo para el desarrollo del proceso, instrumentos y herramientas, así como para la formación, y el costo separado de horas de asesoría según lo requieran los países

·       La propuesta económica debe incluir en el honorario los costos de tasas o impuestos a que haya lugar (y que serán la responsabilidad del Consultor(a)).

·       El presupuesto NO debe incluir los costos de cualquier viaje internacional o logística de talleres asociados con la consultoría, siendo que este costo lo asumirá Plan directamente.

 

Entrega de propuestas

 

La propuesta, tanto narrativa como financiera, y los documentos solicitados, acompañadas de una carta de portada en español e inglés, deben ser enviadas a Karina Lang, Asistente de Recursos Humanos, con fecha límite 22 de mayo de 2020 a las 5 pm hora de Panamá. Correo electrónico: karina.lang@plan-international.org