Convocatorias

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Publicado el 15 de January de 2020

AUDITORIA Final Proyecto Regional Centroamérica y Caribe Trata de Personas y Tráfico de ilícito de Migrantes (TPTIM)

Fecha límite: 26 de January de 2020


 

TÉRMINOS DE REFERENCIA AUDITORIA.

AUDITORIA Final Proyecto Regional Centroamérica y Caribe Trata de Personas y Tráfico de ilícito de Migrantes (TPTIM)

PROYECTO

Hacia una sociedad civil centroamericana fortalecida frente a la violencia y organizada en la lucha contra la trata de personas y el tráfico ilícito de migrantes.

Oficina Regional para América Latina y el Caribe de Save the Children (SC) en coordinación con Save the Children España (SCE)

 

INTRODUCCIÓN

I.                            ANTECEDENTES

 

Save the Children en América Latina y el Caribe (LAC) trabaja para mejorar las vidas de las niñas y los niños más necesitados de la región desde diferentes áreas temáticas (salud, educación, protección infantil, gobernanza de los derechos del niño, pobreza infantil y defensa), con un enfoque especial en los adolescentes y los niños migrantes y desplazados. Tenemos una base regional en Panamá, oficinas en 11 países y trabajamos con socios en otros 7 países.

 

Según las cifras de las Naciones Unidas, en América Latina y el Caribe, más de 6,3 millones de niños, niñas y adolescentes son migrantes o refugiados, de los cuales el 62% ha sido víctima de trata y otras formas de explotación durante la ruta migratoria. La violencia estructural, la falta de oportunidades económicas y los conflictos que caracterizan a la región hacen que miles de niños, adolescentes, jóvenes y mujeres se vean obligados a migrar de forma insegura y en riesgo de ser víctimas de la trata de personas. En Centroamérica y el Caribe, la mayoría de las víctimas de trata de personas detectadas en el 2016 fueron niñas (UNODC, 2018). Las niñas, con un 55%, y los niños con un 11%, en su conjunto constituyeron el 66% de las víctimas de trata de personas en Centroamérica y el Caribe, este es el porcentaje reportado más alto de niños y niñas víctimas de trata a nivel mundial. (UNODC 2018). Además, la principal forma de explotación de las víctimas de trata en la región, es la explotación sexual, con un 87% (UNODC, 2018).

 

En este contexto, Save the Children y la Fundación Paniamor, con el apoyo financiero de la Unión Europea, a través del instrumento de Estabilidad y Paz, implementan el proyecto "Hacia una sociedad unida contra la trata de personas y el tráfico ilícito de migrantes" que tiene como objetivo proteger y defender de manera integral los derechos de los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y mujeres en riesgo o víctimas de la trata de personas y el tráfico ilícito de migrantes. Esta iniciativa regional, que beneficiará a 25,000 niños, niñas, adolescentes, jóvenes y mujeres de comunidades vulnerables, se lleva a cabo durante dos años en seis países de América Central y el Caribe, desde febrero de 2018 a enero de 2020.

 

A nivel local, trabajamos en alrededor de 40 comunidades en Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y la República Dominicana para fortalecer el sistema de protección local y sensibilizar a la población sobre los riesgos y peligros a los que están expuestos. Asimismo, promovemos el cumplimiento de los protocolos y leyes nacionales en relación a la temática para que puedan implementarse en las comunidades.

 

A nivel nacional, el proyecto fortalece las capacidades y mejora la coordinación de las instituciones estatales y las organizaciones de la sociedad civil para la prevención, protección y atención a las víctimas de la trata de personas y el tráfico ilícito de migrantes. Estas acciones nacionales se refuerzan a nivel regional con la implementación de acciones de promoción para monitorear la implementación de directrices y protocolos relacionados a la trata de personas y el tráfico ilícito de migrantes.

 

Con el fin de garantizar una ejecución de calidad del proyecto, Save the Children trabajo un informe financiero del año 1 de ejecución comprendido de febrero de 2018 a enero 2019, todos los gastos del proyecto se encuentran regidos a los lineamientos específicos del donante, a los procedimientos y políticas internas de las oficinas de SCI y de los socios del proyecto, asegurando los principios financieros.

 

La auditoria final, definida en los presentes Términos de Referencia, deberá ser llevada a cabo por un consultor/a (o equipo consultor) externo independiente y se utilizará para evaluar los registros y soportes contables asegurando la pertinencia de los gastos, ejes de ejecución y que estén de conformidad con la Unión Europea. 

 

II.                       UNIDAD DE EVALUACIÓN

 

Países: Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y República Dominicana

Áreas geográficas:

ü  Costa Rica.  Dos zonas fronterizas y dos costeras de Puntarenas: Garabito, Quepos, Corredores y Coto Brus; dos zonas en Guanacaste: Santa Cruz y La Cruz; y dos en San José: San José (Central).

ü  Guatemala. Doce comunidades del municipio de Nebaj, Departamento del Quiché.

ü  El Salvador. San Miguel, Santa Ana, Candelaria de la Frontera y San Francisco Menéndez de la Región Occidental, y San Salvador en la Región Paracentral.

ü  Honduras. Áreas de Tegucigalpa, San Lorenzo y La Esperanza.

ü  Nicaragua. Áreas de Rivas, Chinandega, Matagalpa-la Dalia, Managua, y Granada.

ü  República Dominicana. Municipio de San Cristóbal.  

 

 

III.                   JUSTIFICACIÓN Y RAZONES DE LA AUDITORIA

 

La realización de esta auditoria final se basa en el interés de SC por mejorar la calidad de sus proyectos y procesos de verificación de justificación de la acción, además de ser mecanismo de mejora de la calidad de sus intervenciones futuras. Se requiere un informe de comprobación de los gastos elaborado por un auditor externo que acompañará a las solicitudes de pago presentadas por el coordinador de conformidad con el contrato de subvención.

Cuestiones formales: La auditoría fue prevista desde la formulación del Proyecto Regional y constituye un requisito de la implementación para la Unión Europea.

 

IV.                    OBJETIVO

 

Esta auditoria tiene por objeto el informe financiero final; referente al contrato de subvención del periodo comprendido entre el 1 de febrero de 2018 a 31 de enero de 2020 y a la acción denominada “Hacia una sociedad civil centroamericana fortalecida frente a la violencia y organizada en la lucha contra la trata y el tráfico ilícito de migrantes”, realizando un análisis crítico y revisión  de la intervención por medio de los métodos de verificación de la acción, es decir por los libros y soportes contables en base a los lineamientos y políticas de la Unión Europea, SCI y Socios del proyecto.

 

Este compromiso de comprobación de los gastos se refiere a la aplicación de determinados procedimientos convenidos por lo que respecta al informe financiero sobre el contrato de subvención. La comprobación de los gastos debe permitir al auditor llevar a cabo los procedimientos específicos contemplados en el convenio y presentar al coordinador un informe de constataciones factuales sobre los procedimientos específicos de comprobación aplicados. En la comprobación, el auditor examinará la información objetiva presentada en el informe financiero del coordinador y la cotejará con el Pliego de Condiciones del contrato de subvención. No se trata de un compromiso de garantía, así que el auditor no formulará un dictamen de auditoría ni una declaración de garantía. El Órgano de Contratación evaluará por sí mismo las constataciones factuales descritas por el auditor y extraerá de ellas sus propias conclusiones.

 

V.                         Normas y aspectos deontológicos

El auditor ejecutará este compromiso de conformidad con:

    La Norma Internacional sobre Servicios Relacionados 4400 (Compromisos de realización de procedimientos convenidos relacionados con información financiera) promulgada por la IFAC.

    El Código de Ética para Contables Profesionales de la IFAC, elaborado y publicado por su Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contadores (IESBA), que establece los principios éticos fundamentales para auditores (integridad, objetividad, independencia, competencia y diligencia profesionales, comportamiento profesional y normas técnicas). Aunque la Norma Internacional 4400 no establece que la independencia sea un requisito para los compromisos de procedimientos acordados, el

 

OBJETO DE LA AUDITORIA

 

I.             LÓGICA DE LA INTERVENCIÓN

 

Objetivo Global “Contribuir a la mejora de la protección integral y defensa de los derechos de los niños, niñas, adolescentes, jóvenes (NNAJ) y mujeres en riesgo o víctimas de trata de personas y tráfico ilícito de migrantes (TPTIM) en 5 países de Centroamérica y República Dominicana”.

 

Objetivo Específico de “Fortalecer las capacidades de las redes de OSC locales, nacionales y regionales para la prevención y atención a NNAJ y mujeres víctimas de TPTIM”.

Para lograr estos objetivos, trabaja en tres líneas de trabajo: prevención, protección y atención e incidencia, representadas en 3 resultados que se detallan a continuación:

 

R1: Mejorar la prevención de la TPTIM de NNAJ y mujeres, a través del aumento de oportunidades económicas y construcción de una cultura de paz y prevención de la violencia de género. Mediante este resultado se trabaja el componente de prevención de la Acción, desarrollando programas, metodologías y campañas de información para evitar que NNAJ y mujeres emprendan viajes migratorios en condiciones inseguras y puedan ser víctimas de TPTIM. Para ello se han definido tres realizaciones claves a las que se encaminan las siguientes actividades:

1. Programas comunitarios y escolares para promoción de cultura de paz, arraigo y prevención de violencia de género, buscando apropiación de Ministerios de Educación y OSC.

2. Programas de inserción laboral en coordinación con instituciones técnicas y sector empresarial.

3. Campañas de sensibilización sobre los riesgos de la migración insegura, entre los que se encuentra la TPTIM.

 

R2: Fortalecer los sistemas locales de protección de NNAJ y mujeres a través de un sistema de referencia que permita garantizar la atención de calidad, el apoyo socio-emocional y la restitución de derechos a víctimas de TPTIM, desde su identificación hasta su reinserción exitosa. Este resultado trabaja el componente de protección y atención a víctimas de TPTIM, mediante la sensibilización de sectores de la sociedad civil que estén directamente en contacto con estos casos para su identificación y reporte, la capacitación de organizaciones de base en legislación, atención y protección de víctimas y su vinculación con los sistemas de protección formales y el desarrollo de un sistema piloto de gestión de casos regional que mejore la coordinación entre las diferentes OSC y asegure el seguimiento de la atención recibida por las víctimas. Para ello se han definido realizaciones claves a las que se encaminan las siguientes actividades:

1. Programas nacionales de formación de OSC y sistemas de protección en identificación, protección, atención y reinserción de víctimas de TPTIM.

2. Programas nacionales de sensibilización y formación del sector empresarial para identificación y referencia de víctimas de TPTIM.

3. Sistema digital de referencia de casos nacional y transfronterizo que mejore el seguimiento de casos de víctimas de TPTIM entre OSC.

4. Curso de especialización sobre atención a víctimas de TPTIM dirigido a las organizaciones de la sociedad civil.

 

R3: Garantizar el seguimiento y mejora de los lineamientos y protocolos regionales existentes mediante la mejora de la articulación regional e interinstitucional. Este resultado establece la coordinación con Redes Regionales de OSC (ObservaLAtrata) y otros actores regionales clave, como OIM y la Conferencia Regional para las Migraciones (CRM). En este sentido, pretende mejorar la vigilancia de las OSC en la aplicación de protocolos y leyes existentes de la TPTIM, así como mejorar la coordinación para la incidencia con actores implicados en este nivel, fomentando sinergias e intercambio de información para dar mejor respuesta a esta problemática. Para ello se han definido tres realizaciones claves a las que se encaminan las siguientes actividades:

1. Sistemas nacionales de monitoreo de la aplicación de políticas y protocolos de TPTIM por parte de las instituciones públicas en funcionamiento a través de los capítulos nacionales de la Red ObservaLAtrata.

2. Estudio comparativo regional sobre la aplicación de los protocolos y lineamientos de atención a víctimas de TPTIM basado en los indicadores desarrollados por ObservaLAtrata que aporte datos para la incidencia.

3. Talleres de coordinación a nivel regional entre OSC, organizaciones internacionales y foros regionales especializados en la temática.

 

El Proyecto ha tenido una duración de 24 meses. (Fecha de inicio 1 febrero 2018 - Fecha Finalización 31 enero 2020)

 

II.            GRUPOS DESTINATARIOS Y ACTORES IMPLIECADOS

 

1.- Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC): Las organizaciones y grupos de la sociedad civil que forman parte de los sistemas de protección locales de las comunidades de intervención son el principal grupo destinatario de esta Acción. Se pretende dotarles de capacidades para la prevención de la migración forzada e insegura, así como para brindar protección y atención efectiva a las víctimas de TPTIM hasta su reinserción, traspasando metodologías de probado éxito en la reducción de violencia y creación de oportunidades laborales, como principales factores de expulsión de migrantes, así como metodologías de restitución de derechos y reinserción de víctimas de TPTIM. Además, como parte de su fortalecimiento, se trabaja la coordinación entre las diferentes organizaciones y grupos, a nivel local, nacional y regional, así como la articulación con las instituciones estatales, para asegurar tanto la denuncia como la referencia y contrareferencia de casos y su adecuado seguimiento.

 

2.- Redes de OSC contra la TPTIM – Observalatrata: El Observatorio Latinoamericano contra la TPTIM (ObservaLAtrata), como red regional de OSC y Academia dedicado específicamente a la temática de la TPTIM, juega un papel fundamental para la incidencia y generación de evidencias en la lucha a favor de los derechos de las víctimas. La Acción apoya financieramente a los capítulos nacionales ya conformados para que puedan fortalecer estos aspectos, y se trabaja la activación de un nuevo capítulo en Nicaragua, donde actualmente no existe. A nivel regional se les apoya con la producción de un estudio que mida el avance y aplicación de las políticas públicas nacionales y regionales en materia de TPTIM, así como el desarrollo de un curso especializado en la temática y un sistema piloto de gestión de casos que permita la coordinación de la sociedad civil a nivel regional y que permita extraer datos y evidencias que sirvan a la Red para su investigación e incidencia.

 

3.- Grupos de NNA, Jóvenes y Mujeres: La mayor parte de los NNAJ y mujeres migrantes huyen de las situaciones de violencia, pobreza y falta de oportunidades que viven en su día a día, que hacen que la expectativa de obtener mayores ingresos en un ambiente libre de violencia impulse el deseo de migrar de forma insegura. La Acción se dirige a 20,000 NNA y Jóvenes y 5,000 Mujeres, para, por un lado, promover su participación como líderes comunitarios en la promoción de una cultura de paz y libre de violencia, por otro, mejorar sus oportunidades económicas mediante acuerdos con empresas para aumentar sus posibilidades de empleo y formaciones y apoyo para el emprendimiento local, y por último, aportándoles información sobre los peligros que entraña la migración insegura, entre los que se encuentra la TPTIM.

 

4.- Instituciones públicas a nivel nacional y/o departamental y local: Aunque no son los grupos destinatarios principales de la Acción, juegan un papel fundamental como garantes de derechos. Es necesario mejorar las capacidades del funcionariado a nivel local y su conocimiento de los protocolos, leyes y lineamientos existentes, mejorar su articulación y coordinación con OSC, y favorecer espacios de diálogo y concertación que permitan trabajar de forma conjunta la atención, protección y restitución de derechos de víctimas de TPTIM. La Acción incluye capacitaciones para funcionarios/as del Estado presentes en las áreas de implementación de la Acción, así como el impulso de espacios de coordinación con OSC que mejoren las rutas y la articulación multiactor que las víctimas necesitan para no ser revictimizadas.

 

5.- Otros aliados clave: Un fenómeno tan complejo como la TPTIM requiere del apoyo de los múltiples actores implicados en la temática en la región, por lo que la Acción cuenta con la colaboración de:

ü  Agencias de NNUU y sus respectivas oficinas a nivel regional y nacional, con los ya se mantienen alianzas estratégicas de colaboración: OIM y CRM, UNODC, UNICEF, UNFPA, ACNUR y ONU Mujeres.

ü  Actores estales, entes rectores de la implementación de las normativas y políticas relativas a la TPTIM, con los que ya se mantienen relaciones de trabajo y de colaboración: Coalición Regional contra la TPTIM, Coaliciones Nacionales contra la TPTIM de cada uno de los 6 países, Procuradurías especializadas en TPTIM, sistemas de protección de la niñez, etc.

ü  Otras redes regionales de OSC relacionadas con la temática, como ECPAT, especialista en la explotación sexual comercial de NNA, incluyendo la trata de personas, y la Red Regional de Organizaciones Civiles para las Migraciones (RROCM), que se concentra principalmente en asuntos migratorios, incluyendo tanto la trata de personas como el tráfico ilícito de migrantes.

 

DIMENSIONES A EVALUAR: PLIEGO DE CONDICIONES APLICABLE A LA COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS DE UN CONTRATO DE SUBVENCIÓN ACCIONES EXTERIORES DE LA UNIÓN EUROPEA

 

·       Información sobre el contrato de subvención

·       Lista de procedimientos específicos que deben aplicarse

·       Directrices sobre los procedimientos específicos que deben aplicarse

·       Modelo de informe de comprobación de los gastos de un contrato de subvención de la UE

 

I. PROCEDIMIENTOS GENERALES

 

1.1. Pliego de Condiciones del contrato de subvención

 

El auditor:

-se familiarizará con el Pliego de Condiciones del contrato de subvención examinando el contrato, sus anexos y cualquier otra información pertinente, y solicitando información al coordinador,

-obtendrá un ejemplar del contrato de subvención original (firmado por el beneficiario y el Órgano de Contratación) y de sus anexos,

-obtendrá y revisará el informe (que incluye una descripción y una sección financiera) contemplado en la cláusula 2, apartado 1, de las Condiciones Generales,

-verificará si el contrato de subvención incluye a uno o varios beneficiarios (véase la parte introductoria del contrato de subvención; cuando se trata de varios beneficiarios, se utiliza el término «coordinador»),

-comprobará si existe alguna entidad afiliada a cualquiera de los beneficiarios (véase la cláusula 7, apartado 1, de las Condiciones Particulares).

 

N.B.: El objeto de los dos últimos procedimientos es que el auditor comprenda las responsabilidades del beneficiario en lo que se refiere a la presentación de informes y al acceso al personal y a los documentos.

 

La Guía Práctica proporciona información importante para los contratos de subvención (por ejemplo, las normas básicas y los procedimientos de adjudicación). En caso necesario o útil se hará referencia a la «Guía Práctica» o a sus anexos. 

 

La Guía Práctica puede consultarse en:

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do (Utilice la tecla Ctrl para abrir el enlace).

Los últimos documentos esenciales que están vinculados específicamente a los contratos de subvención pueden descargarse clicando en PRAG y, a continuación, en anexos, y en subvenciones. La versión indicada en la convocatoria de propuestas y firmada es la que se utiliza como referencia.

 

1.2. Informe financiero para el contrato de subvención

El auditor comprobará que el informe financiero se ajusta a las condiciones siguientes de la cláusula 2 de las Condiciones Generales.

          El informe financiero se ajustará al modelo que figura en el anexo VI del contrato de subvención.

          El informe financiero abarcará la totalidad de los costes elegibles de la acción, con independencia de la parte que haya financiado el Órgano de Contratación.

          El informe financiero se redactará en la lengua del contrato de subvención.

          La prueba de las transferencias de propiedad del equipo, los vehículos y los suministros cuyo coste de compra haya sido superior a 5 000 EUR por unidad (cláusula 7, apartado 6, de las Condiciones Generales del contrato de subvención) deberán adjuntarse al informe financiero final.

 

1.3. Reglas de contabilidad y mantenimiento de registros

          El auditor examinará —al llevar a cabo los procedimientos enumerados en el presente anexo— si el beneficiario ha respetado las reglas de contabilidad y mantenimiento de registros de la cláusula 16 de las Condiciones Generales aplicables al contrato de subvención, incluyendo en particular:

          la teneduría de cuentas llevada por el beneficiario para la ejecución de la acción será precisa y periódica;

          el beneficiario utilizará un sistema de contabilidad de doble asiento;

          las cuentas y los gastos relativos a la acción serán fácilmente rastreables, identificables y verificables.

 

1.4. Conciliación del informe financiero con el sistema contable y la documentación del beneficiario

El auditor conciliará la información del informe financiero con los registros y cuentas del beneficiario (por ejemplo, balance provisional, libro de contabilidad general, libros auxiliares, etc.).

 

1.5.  Tipos de cambio

El auditor comprobará que el informe financiero de la acción se presente en la moneda que se estipule en las Condiciones Particulares y de conformidad con la cláusula 15, apartado 9, de las Condiciones Generales. El auditor verificará que los costes generados en monedas distintas de la utilizada en las cuentas del beneficiario para la acción se hayan convertido con arreglo a sus prácticas contables habituales y de conformidad con la cláusula 15, apartado 10, de las Condiciones Generales, salvo que es estipule otra cosa en las Condiciones Particulares.

 

1.6. Opciones de costes simplificados

          El auditor comprobará con el anexo III del contrato de subvención, es decir, el presupuesto de la acción, si el beneficiario ha solicitado la aplicación de los costes simplificados, es decir, la aplicación de costes unitarios, cantidades fijas únicas, financiación a tipo fijo, prorrateo o alguna combinación de los mismos. Los costes elegibles de la acción podrán basarse en los costes reales incurridos, los costes unitarios, las cantidades fijas únicas, la financiación a tipo fijo, el prorrateo o en alguna combinación de los mismos. Las opciones de costes simplificados pueden aplicarse a una o más partidas de costes directos del presupuesto de la acción y del informe financiero (es decir, los costes de las partidas 1 a 6), o a subpartidas de costes o a algunos elementos específicos de coste de dichas partidas.

          El auditor se familiarizará con las condiciones establecidas en:

-          La cláusula 2, apartado 2, letra c), de las Condiciones Generales. Dicha cláusula establece que, en el caso de las opciones de costes simplificados el informe de la acción (tanto descriptivo como financiero) proporcionará la información cualitativa y cuantitativa necesaria para demostrar el cumplimiento de las condiciones de reembolso establecidas en las Condiciones Particulares.

-          La cláusula 14, apartados 3 a 5, de las Condiciones Generales, que incluye disposiciones relativas a las opciones de costes simplificados.

-          La cláusula 7, apartado 1, de las Condiciones Particulares para el prorrateo.

Si las opciones de costes simplificados son aplicables, el auditor llevará a cabo los procedimientos específicos establecidos en la cláusula 3, apartado 1, punto 2) infra.

 

 

II. PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN DE LA CONFORMIDAD DE LOS GASTOS CON EL PRESUPUESTO E INFORME ANALÍTICO

 

2.1. Presupuesto del contrato de subvención

El auditor realizará un estudio analítico de las partidas de gastos del informe financiero.

El auditor comprobará que el presupuesto del informe financiero concuerda con el presupuesto del contrato de subvención (autenticidad y autorización del presupuesto inicial) y que los gastos realizados estaban previstos en dicho presupuesto.

 

2.2. Modificaciones del presupuesto del contrato de subvención

El auditor verificará si el presupuesto del contrato de subvención ha sido objeto de modificaciones. En caso afirmativo, comprobará que el coordinador:

          solicitó la modificación del presupuesto y obtuvo, en su caso autorización para añadir un apéndice al contrato de subvención (cláusula 9 de las Condiciones Generales);

          informó al Órgano de Contratación sobre la modificación si esta entraba en el ámbito de aplicación de la cláusula 9, apartado 4, de las Condiciones Generales, y un apéndice del contrato no era necesario.

 

III.       PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS SELECCIONADOS

 

3.1. Elegibilidad de los costes

El auditor verificará, respecto a cada partida de gastos seleccionada, los criterios de elegibilidad que figuran a continuación.

 

1)         Costes reales incurridos (cláusula 14, apartado 1)

El auditor comprobará que el gasto real de una partida seleccionada se ha realizado y corresponde al beneficiario o a su entidad o entidades afiliadas. El auditor deberá tener en cuenta las condiciones detalladas de los costes reales incurridos, como se expone en la cláusula 14, apartado 1, incisos i) a iii). A tal efecto, examinará los documentos justificativos (facturas, contratos, etc.) y las pruebas de pago. Examinará asimismo los documentos de prueba del trabajo realizado, las mercancías recibidas o los servicios prestados y, en su caso, verificará la existencia de activos.

En la fase final de presentación de informes, los costes incurridos durante el periodo de aplicación del plan pero aún no abonados pueden aceptarse como costes reales incurridos, siempre que 1) exista una obligación contraída (pedido, factura o equivalente) por servicios prestados o bienes suministrados durante el periodo de aplicación de la acción, 2) los costes finales sean conocidos y 3) se trate de costes que figuran en el informe financiero final (anexo VI) junto con la fecha estimada de pago [véase la cláusula 14, apartado 1, letra a), inciso ii), de las Condiciones Generales]. El auditor comprobará si esos costes han sido efectivamente abonados en el momento de su comprobación.

 

2)         Opciones de costes simplificados3 (cláusula 14, apartados 3 a 5)

Cuando se apliquen las opciones de costes simplificados (véase el procedimiento general 1.6), el auditor comprobará:

-          qué opciones (es decir, costes unitarios, cantidades fijas únicas, financiación a tipo fijo o prorrateo) se aplican y a qué subpartidas o elementos de coste [anexo III (Presupuesto de la acción] del contrato de subvención);

-          qué importe(s) o porcentaje(s) han sido acordados contractualmente [anexo III (Presupuesto de la acción] del contrato de subvención);

-          qué información cuantitativa o cualitativa se ha utilizado para determinar y justificar los costes declarados (por ejemplo, número de personal, número de bienes adquiridos, tipo de costes y actividades financiadas a tipo fijo)4;

-          solo para los costes unitarios, las cantidades fijas únicas y la financiación a tipo fijo: si no se rebasan los importes máximos de las opciones de costes simplificados para cada beneficiario (esto incluye, en su caso, las opciones de costes simplificados de su entidad o entidades afiliadas), de conformidad con las condiciones establecidas en el contrato;

-          la verosimilitud (es decir, la necesidad, la racionalidad, la realidad) de la información cuantitativa y cualitativa relativa a los costes declarados;

-          que los costes cubiertos por cantidades fijas únicas, costes unitarios, financiación a tipo fijo o prorrateo no se incluyen (ausencia de doble financiación) en otros costes directos (partidas de costes 1 – 6), ya sean reales o se inscriban en el marco de las opciones de costes simplificados;

-          que los costes totales declarados en el informe financiero se han determinado correctamente.

N.B.: El auditor no está obligado a verificar los costes reales en los que se basan las cantidades fijas únicas, los costes unitarios o la financiación a tipo fijo.

 

3)         Periodo de aplicación a efectos del cierre contable [cláusula 14, apartado 1, letra a)]

El auditor verificará que los gastos de una partida seleccionada hayan sido realizados durante el

                                                

3          Para más detalles, véase el anexo «E3a2 Lista de comprobación de las opciones de coste simplificados» de la Guía Práctica.

4          En el anexo III (Presupuesto de la acción), el texto de la segunda columna de la hoja de trabajo nº 2 («justificación de los costes estimados») de cada una de las rúbricas o partidas presupuestarias correspondiente deberá:

-          describir la información y los métodos utilizados para establecer las cantidades y porcentajes de las opciones de costes simplificados, a qué costes hacen referencia, etc.;

-          explicar las fórmulas para el cálculo del importe admisible final;

-          identificar al beneficiario que utilice la opción de costes simplificada (en caso de una entidad afiliada, se especificará en primer lugar el beneficiario), con el fin de comprobar la cantidad máxima para cada beneficiario (que incluye, en su caso, las opciones de costes simplificados de su entidad o entidades afiliadas).

periodo de aplicación de la acción. Se hace una excepción de los costes relativos a los informes finales, incluidos los gastos de comprobación, de auditoría y de evaluación final de la acción, que pueden efectuarse tras el periodo de aplicación de la acción.

 

4)         Presupuesto [cláusula 14, apartado 1, letra b)]

El auditor verificará que los gastos de una partida seleccionada estuvieran previstos en el presupuesto de la acción.

 

5)         Necesidad [cláusula 14, apartado 1, letra c)]

El auditor verificará, examinando la naturaleza de los gastos con ayuda de los documentos justificativos, si era verosímil que los gastos de una partida seleccionada fueran necesarios para la ejecución de la acción y si tales gastos debían ser realizados en el marco de las actividades contratadas de la acción.

6)         Asiento contable [cláusula 14, apartado 1, letra d)]

El auditor verificará que los gastos de una partida seleccionada hayan sido consignados en la contabilidad del beneficiario de conformidad con las normas de contabilidad aplicables del país en el que esté establecido el beneficiario y conforme a sus prácticas habituales de contabilidad de costes.

 

7)         Legislación aplicable [cláusula 14, apartado 1, letra e)]

El auditor verificará que los gastos se ajustan, en su caso, a los requisitos de la legislación en materia fiscal y de seguridad social (por ejemplo: parte de los impuestos que debe abonar el empleador, las cuotas de la pensión y de la seguridad social).

 

8)         Justificación [cláusula 14, apartado 1, letra f)]

El auditor verificará que los gastos de una partida seleccionada se hayan justificado adecuadamente (véase la sección 1 del anexo 2B, Directrices sobre los procedimientos específicos aplicables), en particular mediante los documentos justificativos especificados en la cláusula 16, apartados 8 y 9, de las Condiciones Generales aplicables al contrato de subvención.

 

9)         Evaluación

El auditor verificará que el importe monetario de una partida de gastos seleccionada concuerde con los documentos pertinentes (facturas, nóminas, etc.) y que, en su caso, se hayan utilizado los tipos de cambio adecuados.

 

10)       Clasificación

El auditor examinará la naturaleza de los gastos de una partida seleccionada y verificará que la misma haya sido clasificada en la partida o subpartida adecuada del informe financiero.

 

11) Cumplimiento de los principios en materia de contratación pública y de las normas de nacionalidad y origen

El auditor comprobará si el beneficiario ha celebrado contratos de ejecución con contratistas según lo establecido en las cláusulas 10, apartado 1, y 14, apartado 1, letra a), inciso iv), de las Condiciones Generales y a qué (sub)partida(s) de gastos, categoría(s) de rúbricas de gasto o partida(s) de gastos se aplica. 

El auditor verificará para las partidas de gastos correspondientes si el beneficiario ha cumplido los principios de contratación pública y las reglas de nacionalidad y origen establecidas en el anexo IV (Adjudicación de contratos por los beneficiarios de subvenciones en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea).

A estos efectos, el auditor verificará los documentos justificativos del proceso de adjudicación y adquisición, incluyendo, en su caso, la prueba de la nacionalidad y el origen.

Cuando detecte casos de incumplimiento, el auditor informará de la naturaleza de los problemas detectados y de su repercusión financiera en términos de gastos no elegibles. Al examinar la documentación, tendrá en cuenta los indicadores de riesgo contemplados al final del anexo 2B.

 

3.2. Costes directos elegibles (cláusula 14, apartado 2)

1)        El auditor comprobará que el gasto correspondiente a las partidas seleccionadas, que se registran en una de las partidas de costes directos (1 a 6) del informe financiero, está cubierto por los costes directos, tal como se definen en la cláusula 14, apartado 2, examinando la naturaleza de esos gastos.

2)        El auditor comprobará que los derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, que se registran en los costes directos no son recuperables por el beneficiario o sus correspondientes entidades afiliadas [véase la cláusula 14, apartado 2, letra g)], de las Condiciones Generales).

El auditor obtendrá pruebas de que el beneficiario o sus entidades afiliadas no pueden reclamar los derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, a través de un régimen de exención o de una restitución a posteriori. A tal efecto, el auditor deberá hacer referencia al Anexo E3a1 (Información sobre el régimen fiscal), que proporciona información sobre el régimen fiscal aplicable a los contratos de subvención (Nota: el modelo/texto estándar figura como anexo de la Guía Práctica y se puede consultar en el sitio web de la Guía mencionado en la cláusula 1, apartado 1).

En el caso de que la cláusula 7 de las Condiciones Particulares establezca que los derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, no son elegibles, pero se introduzca el «sistema de costes aceptados», dichos impuestos seguirán siendo costes no elegibles, pero podrán aceptarse como cofinanciación. Por lo tanto, el auditor comprobará también que la cuantía de los impuestos en cuestión se recoge en la rúbrica 12 del informe financiero, que se ha contabilizado adecuadamente, en línea con los justificantes (facturas, por ejemplo), y que se refiere a costes elegibles y a componentes del coste incluidos en las rúbricas 1 a 10 del informe financiero.

 

3.3. Reserva para imprevistos (cláusula 14, apartado 6)

El auditor verificará que el montante de la reserva para imprevistos (partida 8 del informe financiero) no exceda del 5 % de los costes directos elegibles de la acción y que el coordinador haya obtenido la autorización escrita previa del Órgano de Contratación para la utilización de dicha reserva.

 

3.4. Costes indirectos (cláusula 14, apartado 7)

El auditor comprobará que los costes indirectos para cubrir los costes (partida 10 del informe financiero) no excedan, como máximo, del 7 % del importe total de los costes directos subvencionables de la acción o, en su caso, del porcentaje establecido en la cláusula 3 de las Condiciones Particulares del contrato de subvención.

 

3.5. Contribuciones en especie (cláusula 14, apartado 8)

1)        El auditor verificará que los costes que figuren en el informe financiero no incluyen contribuciones en especie. Las contribuciones en especie de cualquier tipo (que deben mencionarse por separado en el anexo III, presupuesto de la acción), no representan gastos efectivos y, por consiguiente, no son costes elegibles.

2)        Las contribuciones en especie podrán admitirse como cofinanciación y, en ese caso, ello deberá estar explícitamente previsto en la cláusula 7, apartado 1, del contrato de subvención. El auditor comprobará si dicha cofinanciación es aplicable y si se declara correctamente en la rúbrica 12 del informe financiero.

 

3.6. Costes no admisibles (cláusula 14, apartado 9)

El auditor verificará que los gastos imputados a una determinada partida no corresponden a un gasto no admisible, como se establece en la cláusula 14, apartado 9, de las Condiciones Generales. Estos costes incluyen, entre otros, las pérdidas debidas al cambio de moneda. 

 

3.7. Ingresos de la acción

El auditor examinará si los ingresos que se deben atribuir a la acción (incluidas las subvenciones y los fondos recibidos de otros donantes y otros ingresos generados por el beneficiario en el marco de la acción se han asignado a esta y se describen en el informe financiero. El auditor consultará a tal efecto al beneficiario y examinará la documentación por él proporcionada. El auditor no está obligado a examinar la integridad de los ingresos comunicados.  

Anexo 2B         Directrices sobre los procedimientos específicos que deben aplicarse

[El presente anexo establece las directrices estándar sobre los procedimientos específicos que deben aplicarse; estas directrices no deben ser modificadas]

 

 

ASPECTOS IMPORTANTES DE VERIFICACIÓN

 

1.         MEDIOS DE PRUEBA A EFECTOS DE LA COMPROBACIÓN

En la ejecución de los procedimientos específicos contemplados en el anexo 2A, el auditor podrá aplicar técnicas como el análisis y la investigación, la (re)estimación, la comparación, otras comprobaciones de la exactitud material, la observación, la inspección de registros y documentos, la inspección de activos y la obtención de confirmaciones.

Aplicando estos procedimientos, el auditor obtendrá medios de prueba útiles para elaborar su informe de constataciones factuales. Toda la información que utilice para determinar esas constataciones, en particular la obtenida de los registros contables en los que se base el informe financiero y otras informaciones (financieras y no financieras) compondrán dichos medios de prueba.

En relación con los medios de prueba, los requisitos contractuales son los siguientes:

          Los gastos deben ser identificables, verificables y haber sido anotados en los registros contables del beneficiario [cláusula 14, apartado 1, letra d)] de las Condiciones Generales aplicables al contrato de subvención).

          El beneficiario permitirá que cualquier auditor externo pueda efectuar verificaciones sobre la base de los justificantes de las cuentas, de la documentación contable o de cualquier otro documento relativo a la financiación de la acción; el beneficiario dará acceso a todos los documentos y bases de datos relativos a la gestión técnica y financiera de la acción (cláusula 16, apartado 3, de las Condiciones Generales).

          En la cláusula 16, apartado 9, de las Condiciones Generales del contrato de subvención figura una lista de los tipos y la naturaleza de los medios de prueba que el auditor encontrará a menudo en las verificaciones de gastos.

Además, a efectos de los procedimientos enumerados en el anexo 2A, los registros y los documentos contables y justificativos:

          Deberán ser fácilmente accesibles y estar clasificados de modo que se facilite su examen (cláusula 16, apartado 7, de las Condiciones Generales).

          Estarán disponibles en la forma original o en forma de copias (según lo dispuesto en la Guía Práctica), incluido el soporte electrónico.

Nota orientativa: los registros y documentos contables y justificativos deben estar disponibles en forma de documentos, ya sea en papel, soporte electrónico o de otro tipo (por ejemplo, un registro escrito de una reunión es más fiable que una presentación oral de los asuntos debatidos). Los documentos electrónicos pueden aceptarse solo cuando:

-          la documentación haya sido recibida o creada en primer lugar (por ejemplo, una orden de pedido o de confirmación) por el beneficiario en formato electrónico; o

-          el auditor considere que el beneficiario utiliza un sistema de archivo electrónico que cumple normas establecidas (por ejemplo, un sistema que cumple la legislación nacional).

          Deberán proceder, preferiblemente, de fuentes independientes ajenas a la entidad (una factura o un contrato original de un proveedor será más fiable que un recibí aprobado a nivel interno).

          Los medios de prueba generados a nivel interno serán más fiables si están sujetos a control y aprobación.

          Deben ser obtenidos directamente por el auditor (por ejemplo, inspección de los activos), pues serán más fiables que los obtenidos indirectamente (por ejemplo, petición de información sobre los activos).

Si el auditor considera que los criterios relativos a los medios de prueba no se cumplen de manera suficiente, lo hará constar en su informe de constataciones factuales.

 

2. COMPRENSIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO DE SUBVENCIÓN (ANEXO 2A, PROCEDIMIENTO 1.1)

El auditor deberá obtener una comprensión suficiente de los términos y condiciones del contrato de subvención. Deberá prestar especial atención al anexo I del contrato de subvención (la descripción de la acción), al anexo II (Condiciones Generales) y al anexo IV (Adjudicación de contratos por los beneficiarios de subvenciones en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea) que establece los principios aplicables a la contratación pública y las normas de nacionalidad y de origen. Si se incumplen dichos principios o normas, los gastos no serán elegibles a efectos de la financiación de la Unión Europea.

El auditor se cerciorará, con el beneficiario, de que se hayan identificado claramente y comprendido los principios aplicables a la contratación pública y las normas de nacionalidad y de origen. Si el auditor considera que los términos y condiciones que se han de comprobar no son suficientemente claros, deberá pedir aclaraciones al beneficiario.

 

3. SELECCIÓN DE GASTOS A EFECTOS DE LA COMPROBACIÓN (ANEXO 2A, PROCEDIMIENTOS 3.1 – 3.7)

Los gastos declarados por el coordinador en el informe financiero se desglosan, en general, en las siguientes partidas: 1 Recursos humanos, 2 Viajes, 3 Equipo y material, 4 Oficina local, 5 Otros costes, servicios, 6 Otros, 8 Provisión para la reserva de imprevistos y 10 Costes indirectos. En las partidas 1 a 6 se presentan los costes directos de la acción. Todas las partidas pueden dividirse en subpartidas de gastos, por ejemplo 1.1 Salarios.

Las subpartidas de gastos pueden dividirse en rúbricas de gastos o en categorías de rúbricas de gastos con características iguales o similares. La forma y la naturaleza de las pruebas de apoyo (por ejemplo, documentos de pago, contratos, facturas, etc.) y la forma en que se consignan los gastos (por ejemplo, entradas de diario) varían en función del tipo y la naturaleza de los mismos y de las acciones o transacciones subyacentes. No obstante, en todos los casos las rúbricas de gastos deben reflejar el valor contable (o financiero) de las acciones o transacciones subyacentes, sea cual sea el tipo y la naturaleza de la acción o transacción considerada.

El valor será el principal factor que utilice el auditor para seleccionar rúbricas de gastos o categorías de rúbricas de gastos a efectos de la comprobación. Seleccionará rúbricas de gastos de cuantía elevada para asegurar una cobertura apropiada de los gastos.

 

4. COBERTURA DE LA COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS (ANEXO 2A, PROCEDIMIENTOS 3.1 – 3.7)

A la hora de planificar y llevar a cabo los procedimientos específicos de comprobación de los gastos seleccionados que figuran en el anexo 2A (procedimientos 3.1 – 3.7), el auditor aplicará los principios y criterios que figuran a continuación.

La comprobación por el auditor y la cobertura de comprobación de las rúbricas de gastos no implican necesariamente una comprobación total y exhaustiva de todas las rúbricas de gastos que están incluidas en una partida o subpartida específica de gasto. El auditor debe proceder a una comprobación sistemática y representativa. En función de determinadas condiciones (véase infra), puede obtener resultados de comprobación satisfactorios de una partida o subpartida de gastos analizando un número limitado de rúbricas seleccionadas.

El auditor podrá aplicar técnicas de muestreo estadístico para verificar una o varias partidas o subpartidas de gastos del informe financiero. El auditor examinará si las «poblaciones» (es decir, las subpartidas de gastos o las categorías de rúbricas dentro de las subpartidas de gastos) son adecuadas y tienen el tamaño suficiente (en otros términos, deberían incluir un gran número de rúbricas) para garantizar la eficacia del muestreo estadístico.

Cuando proceda, el auditor deberá indicar en el informe de constataciones factuales a qué partidas o subpartidas del informe financiero se ha aplicado el muestreo estadístico, el método utilizado, los resultados obtenidos y si la muestra es representativa.

El porcentaje de cobertura del gasto representa el importe total del gasto comprobado por el auditor expresado en porcentaje del importe total del gasto notificado por el coordinador en el informe financiero. Este importe se indica en el anexo V del contrato de subvención.

El auditor velará por que el porcentaje global de cobertura del gasto no sea inferior al 65 %. En caso de que detecte un porcentaje de excepción inferior al 10 % del importe total de los gastos verificados (a saber, el 6,5 %), el auditor finalizará los procedimientos de comprobación y proseguirá los informes.

Si el porcentaje de excepción detectado es superior al 10 %, el auditor ampliará los procedimientos de comprobación hasta que el porcentaje de cobertura del gasto alcance como mínimo el 85 %. El auditor finalizará entonces los procedimientos de comprobación y continuará los informes con independencia del porcentaje de excepción total detectado. El auditor garantizará que el porcentaje de cobertura del gasto de cada partida y subpartida de gasto del informe financiero es como mínimo del 10 %.

 

5. PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS SELECCIONADOS (ANEXO 2A, PROCEDIMIENTOS 3.1 – 3.7)

El auditor verificará las partidas de gastos seleccionadas llevando a cabo los procedimientos 3.1 – 3.11 enumerados en el anexo 2A e informará de todas las constataciones factuales y excepciones que hayan permitido detectar. Constituirán excepciones todas las divergencias comprobadas al ejecutar los procedimientos establecidos en el anexo 2A.

El auditor cuantificará el montante de las excepciones detectadas en la comprobación y su posible efecto sobre la contribución de la UE, si la Comisión declarase no elegibles la rúbrica o rúbricas de gastos de que se trate (teniendo en cuenta el porcentaje de financiación de la Comisión y el efecto sobre los gastos indirectos [por ejemplo, los costes administrativos y los costes generales]). El auditor notificará todas las excepciones observadas, incluso en los casos en que no pueda cuantificar su importe ni el posible efecto sobre la contribución de la UE.

Ejemplo: en caso de que el auditor detecte una excepción de 1 000 EUR en relación con los principios en materia de contratación pública respecto de un contrato de subvención cuando la UE financia el 60 % de los gastos, y si los costes indirectos representan el 7 % del total de los gastos directos subvencionables, el auditor informará de una excepción de 1 000 EUR y un impacto financiero de 642 EUR (1 000 EUR x 60 % x 1,07).

 

 

METODOLOGIA, PLAN DE TRABAJO Y PRODUCTOS DE LA EVALUACIÓN

 

I.          METODOLOGÍA

El equipo auditor podrá proponer una metodología que integre los términos de referencia mencionados anteriormente.

 

Las técnicas y herramientas para la recogida y el análisis de los datos e información serán diseñadas por el equipo auditor.

 

II.     PLAN DE TRABAJO Y PRODUCTOS

 

El equipo auditor deberá presentar en su propuesta un plan de trabajo que contemple como mínimo:

ü  Fases

ü  Duración

ü  Productos esperados

 

PERFIL PROFESIONAL Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO AUDITOR

Para la auditorian del presente Proyecto, se busca un auditoro equipo auditor que reúna el siguiente perfil:

ü  El auditor o la empresa pertenecen a un organismo o institución nacional de contabilidad o auditoría que, a su vez, es miembro de la Federación Internacional de Contables (IFAC).

ü  El auditor o la empresa pertenecen a un organismo o institución nacional de contabilidad o auditoría. Aunque este organismo no sea miembro de la IFAC, el auditor se compromete a realizar la presente misión con arreglo a las normas deontológicas y profesionales de la IFAC expuestas en el presente Pliego de Condiciones.

ü  Experiencia demostrable en auditoria de proyectos de desarrollo

ü  Se valorará positivamente experiencia previa en auditoria de intervenciones financiadas por la UE.

ü  Excelentes habilidades de redacción en español.

ü  Óptimas dotes de planificación y organización.

ü  Alta orientación a plazos y resultados.

ü  Disponibilidad inmediata para el inicio de la Evaluación.

 

El equipo auditor deberá adherirse al código ético y de conducta de Save the Children en cuanto a la protección a la infancia. En caso de ser un equipo auditor de dos o más personas, una de ellas asumirá la tarea de coordinación del equipo, recayendo en ella la responsabilidad final del trabajo, así como la función de contacto con la Unidad de Calidad y Evaluación de Fundación Save the Children España y los responsables del Proyecto en terreno.

 

HONORARIOS Y FORMAS DE PAGO

El presupuesto presentado en la propuesta de consultoría debe incluir todos los costos de la misma, (impuestos incluidos), y se pagará de acuerdo a la presentación de productos y aprobación de los mismos por parte de Save the Children.

 

PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Las propuestas deberán incluir:

 

ü  Breve presentación del equipo auditor en la que se muestre la experiencia en realización de auditorías y en cooperación al desarrollo, así como el conocimiento demostrado con relación a los TDRs, junto con los C.V. detallados de cada uno de los integrantes del equipo. La experiencia previa de trabajo conjunto como equipo también deberá resaltarse.

ü  Propuesta técnica: propuesta metodológica, productos a entregar y calendario detallado de trabajo, en el que se incluirán plazos

ü  Propuesta Económica: Presupuesto detallado. Se valorará positivamente: su claridad, su ajuste al presupuesto disponible y su coherencia con el plan de trabajo propuesto

 

Las propuestas deberán ser enviadas en formato pdf y en idioma castellano a la siguiente dirección: recruitmentscilac@savethechildren.org Asunto: Auditoria TPTIM.

 

Último día para enviar aplicaciones: 26 enero de 2020.